Практические задания (ПЗ) в ММУ по предмету Основы делопроизводства и документооборот (1/1)
Рекомендации к выполнению практических заданий
Учебным планом предусмотрено прохождение практических занятий по дисциплинам.
В рамках практических занятий студенты выполняют практические задания, следовательно, выполнение указанных заданий является обязательным для получения положительной оценки по дисциплине.
1. Задания рекомендуется выполнять в течение всего учебного семестра до окончания срока представления письменных (курсовых) работ (сроки см. в графике работы в семестре);
2. Выполнение заданий оформляется в письменном виде (текстовый файл с титульным листом (см. бланк титульного листа на странице дисциплины));
3. Файл необходимо загружать в соответствующий раздел дисциплины. По примеру курсовой работы.
4. Выполнение заданий оценивается преподавателем «Выполнено/Не выполнено» в течение всего семестра;
5. Возврат файла на доработку возможен только 1 раз в сроки загрузки письменных (курсовых) работ;
6. Документы необходимо создать в word.
Практические задания в ММУ постоянно меняют: если Ваше ПЗ отличается, пишите нам, скорее всего у нас есть уже новое!
Задание для практических занятий:
1. Создать бланки документов в угловом и продольном расположении реквизитов: ПРИКАЗ, ПИСЬМО, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
2. Создать организационно-правовые документы: СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.
3. Создать распорядительные документы: ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ПРОТОКОЛ.
4. Создать справочно-информационные документы: СПРАВКА, АКТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ЗАЯВЛЕНИЕ, ПИСЬМО.
5. Найти и заполнить типовые формы кадровых документов: ПРИКАЗ о приёме на работу, ПРИКАЗ об увольнении, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу .
Ситуационные задания:
1. Система распорядительной документации.
Подготовьте приказ об итогах ревизии финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета: нет учета и отчетности по командировкам, отсутствует журнал учета доверенностей. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
2. Информационно-справочная документация.
1) В филиал поступило письмо-запрос от руководства холдинга.
Создайте ответ на входящее письмо-запрос, используя справочную информацию.
2) В январе будущего года состоится конференция, посвященная инновациям в экономике. Необходимо создать и разослать письмо-приглашение на предстоящую конференцию.
3. Документооборот. Архивное хранение. Конфиденциальные документы.
В фирму поступило два конверта, адресованных генеральному директору, один конверт с рекламной акцией, две посылки из филиалов. Обработайте поэтапно входящую корреспонденцию.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 1.
Тема 3. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Назначение и состав организационно-правовой документации
Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, является орга- низация системы и процессов управления. Эта функция включает в себя: создание организации, включая выбор ее организационно- правовой формы; установление ее структуры; определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей; регламентацию деятельно- сти структурных подразделений и работников; формирование сове- щательных органов управления; регламентацию деятельности аппара- та управления; лицензирование деятельности (в необходимых случа- ях); установление режима работы системы охраны; организацию тру- да работников и оценку труда работников; реорганизацию; ликвида- цию организации.
Организационная деятельность учреждения выражается в разра- ботке организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее структу- ру, штатную численность и должностной состав, функциональное со- держание деятельности организации в целом, ее подразделений и ра- ботников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: учредитель- ный договор, устав организации, положение об организации, положе- ния о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы аппарата управления или руководства, коллегиальных и совещательных органов; штатное рас- писание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждаю- щимся в регламентации (например, инструкция по документационно- му обеспечению управления); должностные инструкции работникам, договоры, правила, памятки и др.
Положения, содержащиеся в организационно-правовых докумен- тах, реализуют нормы административного права, являются правовой основой деятельности учреждения. Они строго обязательны для ис- полнения.
Организационно-правовые документы должны быть утверждены уполномоченным на это органом или должностным лицом – выше- стоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или сове- том директоров и др.), или руководителем структурного подразделе- ния – в зависимости от вида и разновидности организационно- правового документа (постановлением, решением, приказом или рас- поряжением).
Цель разработки организационно-правовых документов – наибо- лее рациональное разделение и кооперация труда между подразделе- ниями и работниками. С точки зрения срока действия организацион- но-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.
В случае реорганизации учреждения разрабатываются новые ор- ганизационно-правовые документы и проводится их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений в документы и их пе- ресмотра зависит от вида организационно-правового документа.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова- ния) со всеми заинтересованными подразделениями.
Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Учредительные документы – это документы, на основании кото- рых действуют юридические лица (учреждения, организации, пред- приятия). К учредительным документам относятся учредительный до- говор и устав.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учре- дители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему сво- его имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Учредительный договор по своему назначению в управленческой деятельности является органи- зационным документом. Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
1. Вводная часть.
1. Цель заключения договора.
2. Наименование и правовая форма организации.
3. Предмет деятельности.
4. Место нахождения организации.
5. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридиче-
ского лица.
6. Порядок образования имущества.
7. Условия об ответственности конкретных участников (учреди-
телей) по обязательствам созданного юридического лица.
8. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
9. Порядок управления делами юридического лица.
10. Права и обязанности участников (учредителей).
11. Ответственность за нарушенный договор.
12. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из со- става организации и принятия новых членов.
13. Порядок рассмотрения споров.
14. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и
(или) ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации. Организация считается учрежденной и приобре- тает права юридического лица со дня государственной регистрации. Для этого в соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и пра- ва предприятия, организации, учреждения.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1 ГК РФ. Порядок составления и оформления ус- тавов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами. Текст устава со- стоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Он может содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность, распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участни- ков и регистрируется в органах государственной власти.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учре- ждения, структурного подразделения, коллегиальных и совещатель- ных органов.
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При на- личии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.
Положение об организации – правовой акт, на основании которо- го действуют государственные бюджетные организации. Это прежде всего органы государственной власти и управления. Текст положения об организации включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
Оформляется положение об организации на общем бланке. Обя- зательные реквизиты: наименование вышестоящего органа, наимено- вание организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Структура текста положений о подразделениях (службах), колле- гиальных и совещательных органах нормативно не закреплена. Отно- сительно устойчивую структуру имеют лишь положения о подразде- лениях, включающие следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке орга- низации, подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организа- цией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечиваю-щий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным рас- писанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Должностные инструкции разрабатываются кадровой службой, согласовываются с юристом и утверждаются руководителем предпри- ятия. Оформляется должностная инструкция на общем бланке органи- зации.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указа- нием должностных окладов (в государственных учреждениях – с ука- занием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. В заголовке к тексту указывается год, на который со- ставлено штатное расписание. Текст штатного расписания составля- ется в табличной форме. Проект штатного расписания визируется ру- ководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное распи- сание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Инструкция оформляется на общем бланке организации. В заго- ловке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на кото- рые распространяются ее требования. Инструкция подписывается ру- ководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и ут- верждается руководителем организации. К документам инструктив- ного характера относятся также правила, памятки, положения, регла- менты.
Договор – правовой многофункциональный документ, регули- рующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов эко- номической деятельности.
В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и эко- номические отношения между гражданами, гражданами и организа- циями, а также между организациями.
Содержание договора, как правило, включает: наименования ор- ганизаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества
представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательст- вах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и не- выполнении в срок обязательств; срок действия договора.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2.
Тема 4. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Назначение и состав распорядительной документации
Основное назначение распорядительных документов – регулиро- вание деятельности организации, учреждения, предприятия. Распоря- дительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по сис- теме управления: от управляющего органа к управляемому, то есть от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.
С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку- менты делятся на правовые акты, действующие на федеральном уров- не; правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ; правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми орга- нами федеральной исполнительной власти); правовые акты, дейст- вующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше- ний) все распорядительные документы делятся на две группы: доку- менты, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, ре- шения); документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, указания, распоряжения).
Составление и оформление распорядительных документов
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и неко- торыми центральными органами федеральной исполнительной вла- сти, действующими на основе коллегиальности, а также представи- тельными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиаль- ными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: государст-
венный герб РФ или герб субъекта РФ, наименование вышестоящего
органа и органа, издающего постановление, название вида документа,
дату и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, под-
пись руководителя органа, издающего постановление.
Юридическими основаниями для издания постановлений могут
быть законы РФ, постановления Совета Федерации и Государствен-
ной Думы РФ, постановления Правительства РФ, для постановлений
федеральных органов исполнительной власти – ранее изданные этими
органами постановления и другие ведомственные нормативные акты,
а также необходимость осуществления собственной исполнительной
и распорядительной деятельности.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей
(вступительной) и распорядительной. В констатирующей части дается
разъяснение целей и мотивов издания постановления. При необходи-
мости вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее
изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты.
Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВ-
ЛЯЕТ», которое пишется на отдельной строке прописными буквами
без кавычек. Если постановление не нуждается в обосновании, его
текст начинается непосредственно с ключевого слова. Распорядитель-
ная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых араб-
скими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поруче-
ние. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения,
включают: наименование органа или организации, которой дается по-
ручение, содержание самого поручения и срок его исполнения.
Постановления могут содержать приложения: схемы, графики,
таблицы, образцы документов, положения, инструкции. В соответст-
вующих пунктах постановления делается ссылка: Приложение 1 или
Приложение 2. На самом приложении в верхнем правом углу отмеча-
ется: Приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 27 октяб-
ря 2016 года, № 1.
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинте-
ресованными органами исполнительной власти и иметь визы их руко-
водителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обяза-
тельна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза
руководителя юридической службы.
Постановления подписываются руководителем органа управле-
ния. Постановления Правительства РФ и федеральных органов ис-
полнительной власти вступают в силу после их регистрации и офици-
ального опубликования.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и сове-
щательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные до- кументы, принимаемые двумя и более неоднородными организация- ми (действующими на основе коллегиального и единоличного приня- тия решений).
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания доку- мента, цели, которые достигаются при его выполнении. В распоряди- тельной части указывают наименование органа, принимающего ре- шение, затем следует ключевое слово «РЕШИЛ», которое печатается на отдельной строке прописными буквами без кавычек. Распоряди- тельная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия, инициалы и должность сотрудника в дательном падеже – действие – срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из следующих реквизитов:
1. Название организации.
2. Наименование вида документа.
3. Дата, номер.
4. Место издания.
5. Заголовок.
6. Текст.
7. Подписи.
8. Визы.
Юридическую силу решение приобретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения до- кументу номера и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа- цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
В деятельности организаций различаются: приказы по организа- ционным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях соз- дания, реорганизации или ликвидации учреждения, структурного подразделения, при утверждении структуры и штатов, при создании
временных или постоянных коллегиальных или совещательных орга- нов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финан- сирования деятельности учреждения, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и до- кументационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. В этой группе приказов необходимо выделить в отдельную подгруппу при- казы по административно-хозяйственным вопросам.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпус- ков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работ- ников, командирование. В учебных заведениях издаются также при- казы по личному составу студентов.
Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации, с указанием вида документа. Прика- зы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование ор- ганизации, название вида документа, дату и номер, место составле- ния, заголовок, текст, подписи, визы. Нумерация приказов произво- дится в валовом порядке, в пределах года. Все виды приказов нуме- руются и ведутся отдельно.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопросы «о чем?»,
«о ком?» или «чего?», «кого?», например: «О реорганизации предпри- ятия», «Об изменении оплаты отпусков».
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой час- ти, констатирующей, указываются основания издания приказа. Осно- ваниями для издания приказа могут быть: нормативные документы го- сударственных и муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость. Кон- статирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Вторая часть приказа – распо- рядительная – начинается с ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ», кото- рое пишется на отдельной строке прописными буквами. Текст распо- рядительной части делится на пункты, если поручений несколько. Схема текста каждого пункта: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация) – действие – срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается, на кого возлагается контроль за его исполнением. Если пункт о кон- троле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осущест- вляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее издан-
ные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменя- ются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инст- рукции, правила, положения), то они оформляются в виде приложе- ния к приказу.
Дата приказа – это дата его подписания, начала его действия. Приказы подписывает руководитель или его заместитель, в пре-
делах своей компетенции. Приказ вступает в силу с момента подпи- сания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалте- ром, юрисконсультом или другими должностными лицами предпри- ятия, организации. Такое согласование оформляется визой.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем колле- гиального органа для единоличного решения оперативных вопросов. Распоряжения издают также заместители первого руководителя, глав- ные специалисты, руководители структурных подразделений по опе- ративным вопросам хозяйственной, производственной, администра- тивной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограничен- ный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не от- личается от приказа, однако часто не содержит констатирующей час- ти. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если распо- ряжение содержит констатирующую часть, то текст распорядитель- ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» (печатается без кавычек).
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес- кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией испол- нения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руко- водителям организаций, учреждений и предприятий для решения опе- ративных производственных и административных вопросов.
Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его рас- порядительная часть начинается со слова « ПРЕДЛАГАЮ».
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 3.
Тема 5. СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Назначение и состав информационно-справочной документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений осно- ван на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – это совокупность до- кументов, содержащих информацию о фактическом положении дел в организации. Эти документы служат основанием для принятия реше- ний, издания распорядительных документов. По отношению к орга- низационно-правовым и распорядительным документам они играют служебную роль. Информационно-справочные документы не содер- жат поручений, не обязывают действовать, как распорядительные до- кументы, а сообщают сведения, на основании которых принимаются управленческие решения. Еще одна их особенность – они идут снизу вверх по системе управления: от работника – к руководителю струк- турного подразделения, от подведомственной организации – к выше- стоящей. Отдельные разновидности информационно-справочной до- кументации, например, переписка, используются для реализации ин- формационных связей между равными должностными лицами.
В группу информационно-справочных документов входят: про- токол, докладная и объяснительная записки, предложение, переписка, справка, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.
Составление и оформление справочно-информационных документов
Протокол занимает особое место в системе организационно- распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – прото- колы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конферен-
циях. Протоколы документируют деятельность постоянно действую-
щих коллегиальных органов – коллегий комитетов и министерств,
муниципальных органов управления, а также ученых, технических,
методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционе-
ров, заседания совета директоров.
Протоколы составляют и для документирования деятельности
временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совеща-
ний, семинаров).
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального орга-
на выбирается форма протокола: полная или стенографическая, со-
кращенная и краткая.
Стенографический или полный протокол составляется на основе
стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого во-
проса и выработки решения по нему.
Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, пе-
редающие содержание докладов и выступлений участников заседания.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии
докладчиков и принятые решения.
Номером протокола является порядковый номер заседания колле-
гиального органа в течение года (в учебном заведении это может быть
учебный год).
Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжа-
лось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окон-
чания заседания.
Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная
часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке
дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов
включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, на-
чинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТА-
НОВИЛИ» (печатаются без кавычек).
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают прото-
кол председатель и секретарь.
Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руко-
водителю данной или вышестоящей организации, содержащий об-
стоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложе-
ниями составителя.
В докладной записке содержится информация о событиях, фак-
тах, явлениях, сложившейся ситуации. Как правило, эта информация
требует принятия решения. По содержанию докладные записки под- разделяются на инициативные, информационные и отчетные: инициа- тивная докладная записка должна содержать конкретные предложе- ния, рекомендации или выводы; информационная записка содержит информацию о ходе, деталях или методах выполнения работы; отчет- ные докладные записки информируют о завершении работы или ее отдельного этапа, выполнения указаний, распоряжений.
Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей орга- низации, внутренняя – руководителю подразделения или организа- ции. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель орга- низации, внутреннюю – исполнитель.
Текст докладной записки состоит из двух или трех составных частей. В первой части излагаются факты и события, явившиеся при- чиной для ее написания. Вторая часть содержит анализ ситуации, воз- можные варианты развития событий или выхода из сложившейся си- туации. Третью часть составляют выводы и предложения о конкрет- ных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо пред- принять руководителю в связи с изложенными фактами.
Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст не содержит аналитической части, а включает только вводную часть (обоснование) и заключение (перечень предложений).
Объяснительная записка – документ, составляемый для поясне- ния отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, раз- работки).
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в про- цессе производственной деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, про- ступках.
Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимуществен- но комиссией), подтверждающий установленные ими факты или со- бытия. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентари- зации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, обо- рудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо – при ре-
визии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия то- вара и т.д.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. Справка должна содержать ссылку на период времени, к которому относятся данные, а также ссылку на документы, послужившие осно- ванием для составления справки. Организация, в которую направля- ется справка, обязательно указывается в ее тексте.
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, осуществляющих оперативный инфор- мационный обмен между организациями.
В системе информационно-справочной документации переписка занимает особое место. Переписку отличает широкое видовое разно- образие: письмо, телеграмма, факс, телефонограмма, электронное со- общение и др.
Письма составляют большую часть исходящих и входящих доку- ментов любого учреждения. Имеется множество разновидностей пи- сем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напо- минания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д.
Письма оформляют на бланке письма формата А4. Если текст не превышает семи строк, то используют бланк формата А5.
Требования к тексту письма следующие: краткость, последова- тельность, убедительность, корректность, одноаспектность, объектив- ность, ясность. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым и сложным. Простое письмо состоит из одной – двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение. Текст излагается от первого лица единственного или множественного числа («Просим», «Направляем») или от третьего ли- ца единственного числа («Министерство не возражает»).
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заго- ловок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О нару- шении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи» и т.п. Если письмо является ответным, то указываются но- мер и дата письма, на которое дается ответ.
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различ- ных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным сти- лем, составляется в предельно сжатой форме. Текст телеграммы (те-
летайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержа- нию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с осо- бым способом передачи текста (передается устно по каналам телефон- ной связи и записывается от руки). При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содер- жать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов, информация должна быть краткой и срочной.
Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограм- мы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпе- чатанной на принтере (машинограмма).
Этикет делового общения
Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения.
Поскольку деловое общение – это в большинстве случаев обще- ние посредством документов, деловой этикет проявляет себя в форме и содержании документов, и прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргументирования, формулировке поручений и др.
Обращение традиционно использовалось в письмах полуофициаль- ного характера и письмах-приглашениях, адресованных конкретным лицам (известным специалистам, деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятельности. Обраще- ние – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение часто используется и в служебной переписке, если си- туация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положе- ние, сфера деятельности и некоторые другие аспекты. Наиболее об- щей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:
Уважаемый господин…(фамилия)! Уважаемая госпожа…(фамилия)! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов власти и управления, президентам (председателям) обществ,
компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:
Уважаемый господин министр! Уважаемый господин председатель!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:
Уважаемый Игорь Константинович!
При обращении к лицам одного профессионального круга воз- можно обращение:
Уважаемые коллеги!
Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:
«С уважением…».
Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники – должностные лица и работники, дейст- вующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята формула выражения от первого лица множественного числа, например:
«Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна
– Лето – 2002…»
«Представляем на рассмотрение и утверждение проект Генераль- ной схемы…»
Формула обращения от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю», «приглашаю») используется в письмах кон- фиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.
При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению рек- визита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя – отвечать надо ему.
Письмо должно быть максимально информативным, но не много- словным.
Если Вы ждали ответа и он важен для Вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.
Не рекомендуется употреблять выражения типа: «Будьте так лю- безны», «Не откажите в любезности», «Не откажите в любезности со- общить» – они неуместны в деловых письмах.
В служебных письмах принято писать: «Нами будет выполнено» (а не «Мы выполним»), не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
Если Вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости вы- полнить взятые на себя обязательства, формулируйте напоминаемую им претензию в спокойных выражениях, например:
«Договором № от Ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза остановки ГЭС».
