Практика фармацевта в аптеке дневник как заполнить

Заполняйте дневник ежедневно: фиксируйте дату, время начала и окончания смены в 24‑часовом формате (пример: 08:30–17:30), название аптеки и фамилию инструктора; это облегчает подведение итогов и сверку часов с учебным планом.

Используйте короткий шаблон записи: Общее – дата, часы, аптека, инструктор; Действия – количество отпусков ЛС, число консультаций, оформленных рецептов (включая контролируемые); Технологии – приготовление/титрование (рецепт №, объём/масса, номер партии); Контроль – температура хранения, замеры (значение/норма); Замечания – инциденты и принятые меры. Такой набор полей позволяет быстро извлечь ключевые данные при проверке.

Пишите по форме «факт – действие – результат», 2–4 строки (150–300 знаков). Пример записи: 12.03.2025 08:30–17:30, Аптека №12, Инструктор: Иванов И.И. Выдано 86 отпусков, проконсультировано 12 пациентов по взаимодействию лекарств, приготовлено 3 суспензии (рецепт №45; 100 мл; партия 1234), температура холодильника 5 °C (норма 2–8 °C). Такой формат однозначно отражает практические навыки и проверяемые показатели.

Соблюдайте конфиденциальность: не указывайте полные ФИО пациентов – используйте инициалы и возраст. На каждый рецепт с контролируемыми веществами делайте пометку и прикладывайте к дневнику копию или скан. Подпись инструктора проставляйте минимум раз в неделю или по требованию учебной организации; храните резервную цифровую копию (PDF/скрин) с датой и подписью.

Ведите итоговую ведомость для отчёта: суммарные часы, общее число отпусков ЛС, консультаций, рецептов на контролируемые препараты и количество выполненных приготовлений. Пример итогов для практики: 240 часов; 3 000 отпусков ЛС; 300 консультаций; 20 рецептов на контролируемые препараты. Для удобства заводите таблицу Excel с колонками: Дата, Начало, Конец, Аптека, Инструктор, Отпуски, Консультации, Рецепты(контр.), Манипуляции, Температура, Замечания, Подпись.

Фиксируйте ошибки и меры по их устранению: кратко опишите событие, кому доложили, какие корректирующие действия выполнены и кем подтверждён результат. Подписи и даты по таким записям повышают прозрачность и служат документальным подтверждением корректной практики.

Как структурировать записи о выполненных фармацевтических операциях

Заполняйте каждую запись по единому шаблону: дата (ГГГГ-ММ-ДД), время (24:00), код операции, препарат (МНН и торговое название), серия/номер, количество, действие фармацевта, результат проверки, инициалы исполнителя и проверяющего, краткая заметка о несоответствиях и принятых мерах.

Шаблон записи (поля и формат)

Используйте следующие поля и строгие форматы для быстрого поиска и контроля: дата – YYYY-MM-DD; время – HH:MM; код операции – трибуквенный код (например, DSP – отпуск, CMP – изготовление, RCN – консультация); МНН; ТН; серия/номер; количество с единицами; назначение/рецепт (номер рецепта при наличии); шаги контроля (взвешивание, визуальный осмотр, термоконтроль); результат (принят/отклонён); инициалы исполнителя и проверяющего; код корректирующего действия при отклонении.

Практические правила ведения и контроля

Записывайте операции немедленно после выполнения и используйте печатный текст или разборчивый почерк. Подпись ставьте рукописно; при электронном журнале применяйте двухфакторную авторизацию и запись временных меток.

Для изготовления лекарственных форм фиксируйте шаги рецептуры: точные веса/объёмы с погрешностью, используемое оборудование (ID), условия (темп., влажность при измерении), этапы смешивания и испытания, итоговый выход в граммах или процентах. Приложите ссылку на рецепт или образец расчёта.

При отпуске по рецепту указывайте номер рецепта, дату выписки, данные врача (ФИО, организация), форму отпуска (полная/частичная), остаток на складе после отпуска и назначьте код контроля при превышении обычного объёма.

При обнаружении отклонений фиксируйте: описание несоответствия, время обнаружения, первичную реакцию (изъятие, пометка на упаковке), код корректирующего действия (CA01 – утилизация, CA02 – возврат поставщику, CA03 – повторная проверка), инициалы ответственного и срок выполнения меры.

Храните бумажные журналы и электронные копии в одном каталоге с резервным копированием. Рекомендуйте периодический аудит записей – ежемесячная выборка 10–20 записей для сверки: соответствие серия/срок, правильность дозировки, наличие подписей. Отслеживайте тренды ошибок по кодам корректирующих действий и минимизируйте повторяющиеся причины.

Способы оформления информации о выданных лекарствах и рецептах

Записывайте каждую выдачу по шаблону: дата, время, Ф.И.О. пациента, МНН и торговое название, дозировка, форма выпуска, количество, серия и срок годности, номер рецепта и врач, причина выдачи, способ отпуска (рецепт/без рецепта), цена, фамилия и подпись фармацевта.

Обязательные поля записи

Дата и точное время (формат ГГГГ-ММ-ДД ЧЧ:ММ), уникальный номер транзакции, данные пациента (Ф.И.О., при необходимости – телефон), реквизиты рецепта (№, штамп врача), МНН и бренд, дозировка, форма выпуска, количество отпущенных упаковок, серия и срок годности, цена и итоговая сумма, подпись фармацевта.

Для контролируемых препаратов добавляйте отдельный столбец: основание отпуска (лист учета), копия рецепта в бумажном журнале, подписи двух сотрудников при выдаче и отметка о возврате неиспользованных доз.

Рекомендованные форматы и примеры

Бумажный журнал: таблица с пронумерованными строками, широкие колонки для серий, место для подписи. Коррекции делайте штриховкой одной линией, рядом ставьте инициалы и дату исправления; не используйте корректирующую жидкость.

Таблица в Excel/CSV: используйте заголовок-строку с полями: Дата,Время,Транзакция,ФИО,МНН,Бренд,Дозировка,Форма,Кол-во,Серия,ГоденДо,№Рецепта,Врач,Показание,Отпуск,Цена,Итог,Фармацевт. Пример строки CSV: 2025-08-14,09:23,TRX000123,Иванов И.И.,Парацетамол,Панадол,500 мг,табл,10,AB12345,2026-05-01,RCPT789,Петров А.В.,Жар,По рецепту,150.00,150.00,Сидоров.

Аптечная программа: настройте обязательные поля, автоматическое заполнение информации о серии и сроке годности при сканировании штрих-кода, формирование уникального номера транзакции и логирование изменений (кто, когда, что изменил). Экспортируйте данные в CSV для архивации и отчетов.

Организация хранения: бумажные рецепты храните в папках по датам/типа рецептов, скан-копии – в зашифрованной папке с правами доступа. Держите резервные копии таблиц не реже одного раза в неделю на отдельном носителе или облачном хранилище с шифрованием.

Инвентаризация и сверка: выполняйте ежедневную сверку фактического остатка с записями, фиксируйте расхождения отдельным протоколом с указанием причин и подписей ответственных. Для наркотических и сильнодействующих препаратов ведите отдельный журнал с ежедневными итогами и двусторонней подписью.

Пациентские заметки: кратко фиксируйте аллергию, взаимодействующие лекарства, даны ли консультации по приему, выданы ли инструкции; поле для согласия пациента или записи отказа от консультации. Такие пометки помогают при последующих обращениях и при проверках.

Регламент по исправлениям и подписям: каждая запись должна иметь подпись и расшифровку фамилии. Исправления – линия через ошибочный текст, рядом инициалы и дата. Подписи электронные допустимы при использовании защищённой аптечной системы с протоколом аудита.

Фиксация консультаций с пациентами: что и как записывать

Фиксируйте консультацию сразу после общения: дата, время, инициалы пациента или ID, краткая причина обращения и краткое резюме решения фармацевта.

Указывайте по строкам: дата и время (ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ), инициалы/ID, возраст/пол, основной симптом и длительность (пример: головная боль, 3 сут), текущие препараты (включая БАДы и мази), аллергии.

Описывайте выполняемые действия: выданный препарат (название, дозировка, форма, количество), рекомендованная схема приема (пример: парацетамол 500 мг, 1 таб. каждые 6 ч, не более 4 таб. в сутки), объясненные побочные эффекты и возможные взаимодействия.

Форматируйте запись по схеме SOAP: S – жалобы/анамнез от пациента (коротко), O – объективные данные при необходимости (АД, температура, видимая сыпь), A – фармакотерапевтическая оценка (совместимость, риск), P – план (выдано/рекомендовано, направление к врачу, наблюдение, дата/время контроля).

Пишите разборчиво, используйте стандартизированные сокращения (1 р/д, 2 р/д, в/в, таб.), избегайте неоднозначных аббревиатур и эмоциональных оценок. При ручной записи ставьте подпись или инициалы и печать аптеки. При электронной – имя пользователя и метка времени.

Если советовали обратиться к врачу или вызвать скорую – укажите точную формулировку рекомендаций и причину направления (пример: требуется врачебная оценка при высокой температуре >38,5°C или учащенном сердцебиении). Запишите, согласился ли пациент с рекомендацией.

Фиксируйте отказ от лечения или покупки: кратко укажите, что рекомендовано и что пациент отказался, подпишите запись и, при возможности, попросите пациента расписаться. Это защищает аптеку от претензий.

Для уязвимых групп (дети, беременные, хронические заболевания) отмечайте возраст, беременность/лактация, сопутствующие патологии и ограничения по препаратам. При назначении ОТС медикамента у ребёнка указывайте вес и расчет дозы.

Храните записи в защищенном месте и ограничьте доступ. В бумажном журнале не пишите полный СНИЛС или паспортные данные – используйте инициалы и уникальный внутренний ID. Электронные журналы сохраняйте с резервным копированием и доступом по паролю.

Примеры коротких записей: «01.03.2025 11:20 И.И.Иванов (45M) жал: головная боль 3д; лечения: ибупрофен 400 мг 1 т/8ч; алл.: нет; конс: рекомендован парацетамол 500 мг 1 т/6ч макс 4/сут, объяснил побочки; направл. к терапевту при ухудшении; подп. А.Петров.» и «02.03.2025 09:05 П.Е.Смирнова (28F, беременна) жал: изжога; конс: ускоренная рекомендация антацида, объяснил режим приема, запрет на НПВС; подп. М.Зайцева.»

Отражение соблюдения правил хранения и учета медикаментов в дневнике

Записывайте в дневник конкретные параметры хранения и учетные данные при каждом контроле: дата, время, прибор (марка и серийный номер), показание температуры (°C), влажность (%), наименование препарата, серия, срок годности, количество, место хранения, ФИО ответственного и подпись.

Поля записи и рекомендуемые значения

Стандартный набор полей: «Дата | Время | Прибор (сер.№) | Температура, °C | Влажность, % | Наименование, серия, срок годности | Место хранения | Количество | Отклонение | Принятое действие | Ответственный, подпись». Для холодильного хранения фиксируйте 2–8 °C; для глубокого замораживания указывайте действующее целевое значение (например, −18 °C). Для зоны комнатного хранения указывайте рабочий интервал 15–25 °C и относительную влажность 30–60 % при наличии требований к влажности.

Алгоритм действий при отклонениях, который записывают в журнале

Фиксируйте отклонение с точной временной меткой и повторно измерьте сразу же, указав второй результат и прибор. Отмечайте принятые меры: перемещение в карантинную зону, маркировка партии, извещение старшего провизора или ответственной службы, оформление акта о несоответствии. Указывайте, кто принял решение о дальнейшем обращении с партией (использовать/изъять) и ставьте подпись.

Добавляйте сведения о поверке приборов: дата последней калибровки, кем выполнена, результаты. В дневнике храните ссылки на акты и накладные, если по результатам проверки проводились перемещения или списания – записывайте номер документа и дату.

Организуйте проверку записей: сверяйте журнал с электронными логами приборов не реже одного раза в смену для холодильников и не реже одного раза в сутки для комнатных условий; при выявлении систематических отклонений инициируйте проверку оборудования и оформляйте соответствующие документы.

Сохраняйте журналы в аптеке по срокам, установленным внутренними правилами и нормативными документами, и предоставляйте их при плановых и внеплановых проверках.

Ведение записей о непредвиденных ситуациях и принятых мерах

Фиксируйте каждый инцидент хронологически, указывая дату и точное время начала и завершения действий.

Структура записи: 1) Идентификатор инцидента (формат YYYYMMDD-ШИФР-№); 2) Категория (ошибка отпуска, НПР/аллергия, нарушение холодовой цепи, поломка оборудования, кража, пожар и т.д.); 3) Место происшествия (адрес аптеки, отдел/витрина, холодильник №); 4) Дата и время событий; 5) Сотрудники на смене (Ф.И.О., должность, контакт); 6) Пациент/клиент (инициалы, возраст, если есть согласие – телефон); 7) Подробное фактическое описание: что произошло, точные слова пациента/свидетелей в кавычках, измеряемые показатели (температура, давление, уровень глюкозы и пр.); 8) Препараты: зарегистрированное наименование, МНН, дозировка, форма, серия/партия, срок годности, штрих-код; 9) Условия хранения до и после события (показания термолога, время отклонения, длительность); 10) Немедленные меры с поминутной отметкой (перевязка, отмена отпуска, возврат партии в изолятор, консультация врача, направление в медучреждение); 11) Кому и когда сообщено (руководитель аптеки, ответственный фармаконадзора, поставщик, экстренные службы) с указанием способа связи; 12) Дальнейшие шаги и сроки выполнения (лабораторная проверка, изъятие партии, расследование, уведомление регулятора); 13) Перечень приложений (фото, видео, этикетки, товарные накладные, акты); 14) Подписи ответственных и дата подписания.

Пишите только проверяемые факты; избегайте оценочных суждений и гипотез. Если требуется предположение о причине, помечайте его как «предположительно» и указывайте, какие данные заставляют думать так. Вставляйте прямые цитаты очевидцев и измерения с указанием прибора и номера записи в журнале.

Используйте шкалу степени влияния: 1 – нет вреда, 2 – временный дискомфорт, 3 – требовалось вмешательство медработника, 4 – серьёзный вред, 5 – угроза жизни. Присвойте инциденту категорию по этой шкале и запишите причину выбора категории.

При угрозе жизни или серьёзном ухудшении состояния пациента уведомьте руководителя смены по телефону в пределах 1 часа и организуйте вызов скорой. Для серьёзных нежелательных реакций отправьте форму фармаконадзора ответственному лицу в аптеке в течение 24 часов, приложив копии этикеток и фото упаковок.

Присваивайте каждому случаю уникальный номер: пример 20250815-В7-003 (дата, код смены, порядковый номер). Храните оригинал записи в журнале инцидентов и электронную копию в защищённой папке с ограниченным доступом; при передаче данных третьим лицам удаляйте избыточные персональные сведения или получайте письменное согласие пациента.

Пример записи (короткая форма): ID 20250815-A-012; Категория: нарушение холодовой цепи (CC); Дата/время: 15.08.2025 09:20 – обнаружено, 09:35 – изъятие; Место: холодильник №2, полка верхняя; Сотрудники: Иванова А. (провизор), Петров С. (техник); Препарат: Инсулин N, 100 ЕД/мл, серия 12345, срок 01.2026; Термолог: +10°C с 08:50 по 09:20 (порог храниния +2…+8°C); Меры: изъяли партию, пометили как «некондиция», сфотографировали упаковки, уведомили поставщика 09:40 по эл.почте, отправили форму фармаконадзора 11:00; Дальнейшие действия: лабораторная проверка партии, отчет поставщику до 20.08.2025; Приложения: фото термолога, фото упаковки; Подписи: Иванова А. 15.08.2025, Петров С. 15.08.2025.

Проверяйте записи на наличие полного комплекта данных не реже одного раза в неделю; ошибки исправляйте одной зачёркнутой строкой с подписью исправляющего и датой.

Требования к оформлению и срокам подачи дневников по практике

Оформляйте дневник на листах A4: шрифт Times New Roman или Arial 12–14 пт, междустрочный интервал 1.5, выравнивание по ширине; поля – верх/низ 2 см, слева 3 см, справа 1.5 см.

Формальные требования и структура

• Титульный лист: Фамилия и инициалы студента, номер группы, название аптеки, адрес, период практики (дата начала и окончания), фамилия наставника, телефон и e‑mail наставника.
• Содержание: перечень разделов с номерами страниц.
• Ежедневные записи: каждая запись начинается с даты и временного интервала смены.
• Шаблон ежедневной записи (рекомендуемый набор полей):
  • Дата и время;
  • Цель/план смены (2–3 фразы);
  • Выполненные действия и процедуры (перечислять конкретно);
  • Использованные препараты – указывать МНН, дозировку, форму, серию и срок годности при приготовлении/отпуске;
  • Количество отпущенных/приготовленных единиц (при необходимости – регистрационные номера документов);
  • Полученные навыки и проблемы с кратким описанием принятых мер;
  • Подписи: студент и наставник (для отдельных записей – подпись наставника или штамп аптеки).
• Исправления: зачеркивайте одной чертой, рядом ставьте подпись студента и наставника; вытаскивать листы или вклеивать дополнительные фрагменты можно при наличии отметки наставника.
• Анонимизация пациентов: указывайте только инициалы или код пациента, не публикуйте персональные данные.
• Печати и подписи: заверяйте итоговую страницу печатью аптеки и подписью наставника; при требовании учебного заведения можно ставить подпись на каждой рабочей неделе.

Сроки подачи и формат передачи

• Промежуточная версия: предоставляйте в учебный отдел до окончания первой половины практики (например, при двухнедельной практике – не позднее конца первой недели).
• Окончательная версия: сдавайте в течение 5 рабочих дней после окончания практики. Если учебная комиссия требует иные сроки, соблюдайте локальные инструкции куратора.
• Электронная подача: сканируйте весь дневник в один PDF; каждая страница должна быть читабельна, подписи и печати – видимы. Имя файла: Фамилия_И.О._Дневник_практики.pdf. Максимальный размер файла – до 10 МБ; при превышении разделите файл и пронумеруйте части.
• При пропусках дней оформляйте документальное подтверждение (справка, служебная записка) и поместите в дневник с отметкой наставника.
• Храните оригинал дневника до получения оценки и выдачи зачетной документации; предоставляйте его для проверки по первому требованию куратора.