Как заполнять дневник по практике фармацевта

Регистрируйте каждую смену подробно: указывайте дату, часы (пример: 09:00–17:00), цель смены и три–четыре выполненных действия с конкретикой – название препарата, дозировка, количество отпущенных упаковок и номер рецепта при наличии.

Структурируйте запись по блокам: Дата/время, Задачи, Действия, Результат, Рефлексия. В блоке Действия используйте короткие предложения с действительными глаголами: «отпустил амоксициллин 500 мг – 2 табл. по рецепту №123», «проверил остатки – списал 10 шт., срок годности 12/2026».

Пишите объемом 50–150 слов на смену и включайте 3–5 подробных записей о ключевых вмешательствах: отпуск по рецепту (№, серия, возраст пациента), консультирование по взаимодействию препаратов (укажите пары препаратов и конкретные рекомендации) и выявленные расхождения в учете.

Фиксируйте инциденты и принятые меры: кратко опишите ситуацию, действия и результат. Пример: «Пациент с аллергией предъявил рецепт на пенициллин – отказал в отпуске, согласовал замену с наставником: макролид, оформил запись, наставник подписал».

Соблюдайте конфиденциальность: указывайте инициалы или код пациента, не записывайте полные Ф.И.О. Храните дневник в бумажной копии с подписью наставника и в зашифрованном скане; требуйте подпись наставника после каждой недели практики или после сложных случаев, фиксируйте дату подписи.

Форматируйте аккуратно: разбивайте по абзацам, выделяйте критичные данные – дозировки, номера рецептов, сроки годности – и подписывайте итоговую запись с расшифровкой. Регулярный разбор записей с наставником ускоряет рост профессиональных навыков и снижает риск повторных ошибок.

Формат и структура дневника: что обязательно указывать

Организуйте каждую запись как набор фиксированных полей, чтобы руководитель мог быстро проверить факты – дата/время, место, куратор, цель смены, конкретные действия, результат и подписи.

Дата и время: укажите дату, время начала и конца смены (пример: 15.08.2025, 09:00–17:00). При ключевых событиях ставьте точные временные метки (например, 11:20 – прием рецепта №34).

Место и руководство: полное название аптеки, адрес, телефон; ФИО и должность наставника; контакт для обратной связи. Если практика проходит в нескольких подразделениях – укажите каждый адрес отдельно.

Цель смены: сформулируйте 1–3 конкретные задачи (например: отработка оформления рецептов на антибиотики, контроль сроков годности, консультации по НПВС). Указывайте измеримые показатели (количество рецептов, число консультаций).

Выполненные действия – структура записи: 1) Прием рецептов: общее количество и разбивка по типам (рецептурные/нелицензированные), 2) Отпуск препаратов: МНН и торговое наименование, доза, форма выпуска, количество единиц, серия и срок годности при контролируемых препаратах, 3) Приготовления/рецептурные сборы: точная рецептура, масса/объем, дата изготовления, срок годности, кем контролировалось.

Консультации и рекомендации: укажите проблему пациента (кратко, с инициалами), рекомендации (МНН + дозировка), выданные информационные материалы и ссылку на нормативный документ, если использовали его при принятии решения.

Нештатные ситуации и ошибки: опишите событие, время, выявленную причину, принятые корректирующие действия, итоговое состояние (погашено/требует дополнительной проверки) и подпись наставника с датой. Не раскрывайте персональные данные пациентов – используйте инициалы.

Инвентаризация и учет: фиксируйте проведенные проверки остатков, расхождения по количеству (+/− шт.), списания (причина и документ-основание), приходные накладные с номерами и датами.

Результаты и показатели: указывайте количественные итоги смены – число отпущенных рецептов, количество консультаций, время на выполнение ключевой операции (минуты). Для месячного отчета собирайте суммарные показатели по сменам.

Рефлексия и план на следующую смену: 2–3 пункта – что отработать дальше (навык, процедура), конкретные шаги для улучшения (повторить инструктаж, тренировка на кейсах), ожидаемая дата контроля.

Требования к объему и оформлению: одна запись – 200–400 слов или 8–12 строк печатного текста; используйте единый формат дат/времени; при печати прикладывайте электронные сканы подтверждающих документов (накладные, журналы контроля). При ведении от руки используйте разборчивый почерк, чернила темного цвета.

Подписи и подтверждение: подпись студента, подпись наставника с печатью аптеки и дата. Электронная форма принимается при наличии цифровой подписи наставника и сохраненных подтверждающих файлов.

Удобный шаблон записи (одна строка на поле): Дата/Время – Место (адрес) – Куратор (ФИО, должность) – Цель смены – Действия (с подробностями: рецепты, отпуски, приготовления) – Нештатные ситуации (если были) – Количественные итоги – Изученные документы – Рефлексия/план – Подписи.

Как правильно описывать выполненные задания и процедуры

Описывайте каждую запись по четкому шаблону: дата и время, задача, цель, использованные материалы с номерами партий и сроками годности, оборудование с идентификаторами, последовательность шагов, измеренные параметры с единицами, результат, отклонения и принятые меры, время выполнения и подпись.

Структура записи (шаблон)

1. Дата и время: формат ГГГГ-ММ-ДД ЧЧ:ММ – пример: 2025-03-12 09:15–09:45.
2. Тип задания и цель: кратко – например, «Отпуск по рецепту №R-452: амлодипин 5 мг, 30 таб., для пациента P123».
3. Материалы: наименование, количество, № партии, срок годности, поставщик – пример: «Амлодипин 5 мг, 30 таб., партия L345, expiry 2026-04-01, ООО «Фарма»».
4. Оборудование: наименование и ID – пример: «Весы аналитические, ID W-02; термостат T-11».
5. Пошаговая последовательность действий с измерениями: указывайте конкретные величины и допуски – пример: «Взвешивание: 12,40 г (целевое 12,50 г, допуск ±0,2 г)».
6. Результат: количественно – «готово 30 таблеток; средняя масса 250,3 мг; содержание активного вещества по быстрому тесту 98,7 %».
7. Отклонения и корректирующие действия: указывайте конкретно – «отклонение массы −0,1 г; повторный контроль через 10 мин; оставлено в выпуск после подтверждения соответствия SOP-07».
8. Время выполнения: минут/часы – пример: «30 мин».
9. Ответственный и проверяющий: полная фамилия и инициалы – пример: «Выполнил: Петров А.С.; Проверил: Иванова И.И. (14:00)».

Практические рекомендации по формулировкам

• Пишите активными глаголами: «взвесил», «провёл тест», «внес корректировку».
• Используйте числа и единицы измерения: мг, г, мл, °C, %; избегайте «много», «немного».
• Для отклонений указывайте величину и действие: «pH 6,2 (норма 5,8–6,5) – соответствует»; «отклонение состава 2,4 % – повторный анализ через 20 мин».
• Ссылайтесь на номер процедуры/инструкции: «SOP-07 п.4.2 применён», «форма F-12 заполнена».
• Фиксируйте номера партий и сроки годности при каждом контакте с лекарством.
• Указывайте условия окружающей среды при требуемых процедурах: температура и влажность – пример: «темп. камеры 22 °C; влажность 45 %».
• Если работа с пациентом – фиксируйте анонимизированный код, краткую суть консультации и рекомендации, ставьте подпись.
• При групповом задании отмечайте вклад каждого участника: имя и конкретное действие.

Пример записи:

• 2025-03-12 09:15–09:45
• Задача: Комплектация заказа для пациента P123 – амлодипин 5 мг, 30 таб.
• Материалы: амлодипин 5 мг, 1 блистер (30 таб.), партия L345, expiry 2026-04-01; упаковка №U-78.
• Оборудование: весы W-02; штрих-сканер S-10.
• Шаги: проверил рецепт → просканировал серию → сверил срок годности → сверил дозировку → упаковал.
• Измерения/проверки: штрих-код считан, срок годности валиден; контроль веса блистера 12,40 г (целевое 12,50 г, допуск ±0,2 г).
• Отклонения и действие: масса в пределах допуска; замечаний нет.
• Время: 30 мин.
• Выполнил: Петров А.С.; Проверил: Иванова И.И. (14:00).

Форматируйте записи так, чтобы любой проверяющий мог за 30–60 секунд понять, что сделано, кто ответственный, какие цифры получены и какие меры приняты при отклонениях.

Отражение результатов и наблюдений по работе с пациентами

Записывайте сразу после контакта: дату, время, инициалы и внутренний код пациента, жалобу/цель визита, список принимаемых препаратов с дозами и режимом, наблюдаемые эффекты и возможные побочные реакции.

Фиксируйте объективные данные: измерения (АД, ЧСС, глюкоза, температура, вес) с единицами и методом измерения; лабораторные значения с датой и нормой (например, HbA1c 8,2% → 7,6% через 3 мес). Указывайте базовый показатель и изменение с указанием срока наблюдения.

Применяйте структурированный формат: S (Subjective) – краткая фраза от пациента в кавычках; O (Objective) – числовые и визуальные данные; A (Assessment) – фармацевтическая оценка (взаимодействия, причины нежелательных реакций); P (Plan) – проведенные действия и рекомендации с датами контроля.

Записывайте интервенции подробно: конкретные рекомендации (коррекция дозы, замена препарата, дополнительные обследования), кто и когда дал согласие, если был контакт с врачом – указывайте его инициалы, канал связи и результат разговора (например: 19.06.2025 10:15, тел., Dr. Ivanov согласил снижение амлодипина 5→2,5 мг, контроль АД через 7 дней).

Документируйте обучение и комплаенс: какие инструкции дали устно и в печатном виде, использовали ли метод обратного пересказа – дословная формулировка пациента о схеме приема, выявленные препятствия для соблюдения и план их устранения.

Отражайте побочные реакции и временную связь: время начала симптомов относительно приема препарата, характер реакции, тяжесть по шкале (лёгкая/умеренная/тяжёлая), предпринимаемые действия и исход (например: сыпь локальная, снято антигистамином, сопровождающая явка к врачу через 2 дня).

Примеры кратких записей:
19.06.2025 09:20; А.П. (код 1234) – жалоба: головная боль; Преп: амлодипин 5 мг 1×день; О: АД 150/95; А: вероятная связь с дозой; P: снизить до 2,5 мг, контроль АД через 7 дней.
02.07.2025 11:00; М.И. (код 5678) – жалоба: зуд после приёма НПВС; О: нет лихорадки, сыпь очаговая; P: отмена НПВС, рекомендован антигистамин, направлен к терапевту 03.07.2025.

Анонимизация и хранение: используйте инициалы + уникальный код, не вносите паспортные данные; храните дневник в защищённом доступом месте и соблюдайте сроки хранения, установленные в учреждении и законодательством.

Точность и объем записи: держите запись короткой и конкретной – 2–6 предложений с ключевыми цифрами, рекомендациями и датой следующего контроля; подписывайте запись, указывайте свою должность и контакт при необходимости.

Документирование взаимодействия с медицинским персоналом и коллегами

Фиксируйте дату, точное время, место, имя собеседника и его должность при каждом контакте.

Указывайте способ связи – очно, телефон, e-mail или мессенджер – и коротко формулируйте цель беседы: корректировка дозы, подтверждение совместимости, уточнение диагноза, сообщение о побочном эффекте.

Записывайте ключевые слова или точные цитаты, отделяя их кавычками и помечая источник по инициалам (например: «Иванова О.В., врач: ‘снизить метформин до 500 мг/сут'»).

Фиксируйте принятое решение и распределение ответственности: кто выполняет действие, какой срок контроля и какой результат ожидается.

Пример записи: 12.08.2025 09:15, терапевтическое отделение, Иванова О.В., врач, очно; тема – коррекция метформина; решение – снизить дозу 1000→500 мг/сут; контроль глюкозы через 7 дней; ответственный – врач; запись сделал Петров И.И.

При сообщениях о нежелательных реакциях фиксируйте: симптомы, время начала относительно приема препарата, какие меры приняты, уведомления в внутренней системе и номера отчетов регулятору, если отправлены.

Ограничивайте персональные данные пациента: используйте номер карты или инициалы вместо полного Ф. И. О., если журнал доступен широкому кругу сотрудников; храните такие записи в защищенном журнале или в закрытой секции электронной системы с разграничением прав.

Используйте стандартный шаблон для каждой записи: 1) Дата/время 2) Имя/должность 3) Способ связи 4) Краткая суть 5) Принятое решение 6) Ответственный 7) Срок контроля 8) Подпись.

Подписи: ставьте свои инициалы и расшифровку; при согласовании лечащим врачом просите контрподпись или отметку в ЭМК; при устном согласии фиксируйте свидетеля и его инициалы.

Проверяйте записи по расписанию: выделяйте 10–15 минут в конце смены на проверку новых записей и закрытие задач; отмечайте незавершенные вопросы и распределяйте их по приоритету.

Сроки хранения соблюдайте согласно местным нормативам; типовые сроки – 3–5 лет, при инцидентах, связаных с безопасностью, храните документы в архиве до завершения разбора.

Короткие фразы для записи: «согласовано», «отложено до ___», «необходима лаборатория: HbA1c через 3 месяца», «уведомлен заведующий», «отправлен отчет №___».

При передачах между сменами делайте четкую рубрику «Для передачи» с перечнем открытых задач, ответственных и требуемых сроков; добавляйте ссылки на номера записей или отчётов для быстрого доступа.

Регистрация сложностей и способов их решения во время практики

Как документировать

Опишите проблему чётко: что произошло, кто обнаружил, как это отразилось на работе или безопасности пациента. Присвойте категорию по шкале S (S1 – угроза для пациента; S2 – нарушение рабочих процессов; S3 – административный/документальный дефект) и код действия (A1 – немедленное вмешательство; A2 – консультация старшего фармацевта; A3 – мониторинг/отложенное решение).

Фиксируйте хронологию: время обнаружения, время начала и окончания действия, промежуточные шаги. Указывайте конкретные измеримые результаты (например, количество отозванных упаковок, снижение риска реакции на 0%, время простоя аппарата в минутах).

Используйте шаблонную формулировку для ясности: «Обнаружил(а) …; риск: …; действие: …; результат: …; ответственный: …; время решения: …». Подписывайте запись своими инициалами и, при необходимости, добавляйте подпись руководителя практики.

Практические указания и сроки

Присваивайте приоритет и цель по времени: приоритет 1 – устранить в течение 30 минут; приоритет 2 – устранить в течение рабочего дня; приоритет 3 – устранить в течение 3 рабочих дней. Отмечайте причины (человеческий фактор, брак поставки, ошибка в учёте) и конкретные корректирующие меры (переклейка этикеток, отправка претензии поставщику, корректировка записей в учёте).

Включайте ссылки на нормативные документы и внутренние инструкции (номер и пункт), если решение базируется на них. При системных или повторяющихся проблемах инициируйте запись с пометкой «повтор» и предложением по предотвращению: изменённый регламент, дополнительное обучение или смена поставщика.

Сверяйте записи с журналом приёма/выдачи, добавляйте сканы накладных и фото; при повторяемости ошибок формируйте краткий отчёт и предлагайте корректирующие мероприятия для руководства практики.

Советы по ведению дневника для своевременной сдачи и проверки

Ведите записи ежедневно: выделяйте 10–15 минут сразу после смены на заполнение даты, времени, выполненных действий и ключовых наблюдений.

Используйте строгий шаблон записи: дата, время начала/окончания, вид операции (выдача, отпуск по рецепту, консультация, приём лекарств), наименование и дозировка ЛС, количество, номер партии и срок годности, источник поставки, краткая заметка о нестандартных ситуациях, подпись и инициалы руководителя.

Фиксируйте количественные показатели: число проконсультированных пациентов, отпущенных упаковок, выполненных манипуляций. Указывайте номера рецептов и сопутствующих документов для каждой записи – это ускорит сверку при проверке.

Организуйте график промежуточных проверок: еженедельная внутренняя сверка в пятницу, согласование с руководителем раз в две недели, финальная сдача за 3 рабочих дня до официального срока. Устанавливайте напоминания в календаре на 7, 3 и 1 день до дедлайна.

Держите бумажный и цифровой варианты: сканируйте страницы в PDF с разрешением не ниже 300 DPI, называйте файлы по шаблону Фамилия_Дневник_ММ-ГГГГ.pdf и храните копии на облаке и на физическом носителе.

Подготовьте чек-лист перед сдачей: все дни заполнены, нет пустых строк, все подписи и печати присутствуют, приложены сканы рецептов и актов, номера партий указаны. Прогон чек-листа занимает 5–10 минут, но экономит время при проверке.

Нумеруйте страницы, проставляйте содержание и ставьте закладки или цветные стикеры для разделов с отчётами и приложениями; при печати скрепляйте файл и прикладывайте оглавление первой страницей.

Исправления делайте разборчиво: зачёркивайте одной линией, вписывайте корректировку, ставьте дату и подпись. Не используйте корректирующие жидкости и не удаляйте записи целиком.

Перед визитом проверяющего отправьте электронную копию на согласование за 48 часов и подготовьте пакет оригиналов по списку: дневник, приложения (сканы рецептов, бумаги по браку или возвратам), служебные журналы. Это ускорит приём и снизит число доработок.