Как оформить титульный лист дела

Разместите титульный лист на листе A4 так: вверху – наименование организации (по центру, 12–14 пт), в центре – название дела крупным шрифтом (14–16 пт, жирный), внизу – сведения об ответственном лице, датах и количестве листов (12 пт).

Задайте поля: левое 25 мм (для переплета), правое 15 мм, верхнее 20 мм, нижнее 20 мм. Заголовок выравнивайте по центру; служебные реквизиты – по левому краю; номер дела и коды – в правом верхнем углу.

Включите следующие реквизиты: наименование организации; подразделение; короткое название дела (до 10–12 слов); номер/инвентарный номер дела; годы состава (пример: 2019–2021); Ф.И.О. и должность ответственного; количество листов в деле; подпись составителя и дата.

Типография: используйте Times New Roman или Arial; основной текст – 12 пт, заголовок – 14–16 пт; межстрочный интервал – 1.0–1.15; не ставьте абзацный отступ на титуле, отступы между блоками – 12–18 пт.

Оформление при сшивке и учёте: на титульном листе не пронумеровывайте страницу; номер дела укажите на внутренней стороне корешка; при сшивании оставьте не менее 25 мм от левого края; опись (если есть) помещайте сразу за титулом и указывайте точное количество листов.

Проверьте текст на соответствие внутренним регламентам организации, сократите заголовок до конкретных слов и используйте однотипный формат для всех дел – так титульные листы будут читаться быстро и однозначно.

Какие реквизиты обязательны на титульном листе дела

Укажите в строгом порядке следующие реквизиты: каждый элемент оформляйте в отдельной строке, используйте одинаковый формат дат и нумерации по всему делу.

Наименование организации: полное официальное наименование без сокращений; допустима запись с расшифровкой в скобках, например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»).

Фонд / Опись / Дело (шифр): указывайте последовательность и номера: Ф. 12; оп. 3; д. 45. Применяйте арабские цифры, не меняйте формат внутри архива.

Заголовок дела (краткое название): формулируйте емко – 3–10 слов, отражающих содержание, например: «Приказы по персоналу за 2019 год». Избегайте общих формулировок.

Период документации: приводите даты форматом ДД.MM.ГГГГ – например: 01.01.2019–31.12.2019. Если точная дата отсутствует, укажите год или диапазон годов.

Срок хранения: укажите конкретный срок (в годах) или пометку о постоянном хранении, с ссылкой на нормативный акт или фондовую классификацию: «Срок хранения: 10 лет (Норматив №…)»

Количество листов и томов: указывайте точное число: Листов – 120; Томов – 1 (при нескольких томах: «Том 1 из 3»).

Ответственное лицо и контактные данные: Ф.И.О., должность, телефон или внутренний номер; пример: Иванов И.И., заведующий делопроизводством, тел. +7 (495) 123-45-67.

Дата составления титульного листа и подпись: дата в формате ДД.MM.ГГГГ и подпись ответственного с расшифровкой; при печатной форме ставьте оттиск печати организации при наличии.

Наличие копий и их место хранения: укажите, где хранится оригинал и копии, количество комплектов: Оригинал – в архиве отдела; Копий – 1, хранится у службы кадров.

Форматы и примеры

Пример записи полного набора реквизитов: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Ф. 12; оп. 3; д. 45
Приказы по персоналу за 2019 год
01.01.2019–31.12.2019
Листов: 120; Томов: 1
Срок хранения: 10 лет (Норматив № ХХ/20)
Составил: Петров П.П., начальник отдела кадров, 15.01.2020, подпись.

Частые ошибки и рекомендации по оформлению

Не используйте нерасшифрованные аббревиатуры; при рукописном заполнении применяйте черные или синие чернила и аккуратный почерк. Поддерживайте единый формат дат и нумерации по всем делам, проверяйте совпадение номера дела с описью.

Как корректно указать дату и регистрационный номер дела

Указывайте дату в формате ДД.MM.ГГГГ (пример: 05.09.2024) и регистрационный номер в формате «Дело № NNNN/ГГГГ» (пример: Дело № 0123/2024).

• Формат даты:

  • На титульном листе применяйте цифровой формат ДД.MM.ГГГГ с ведущими нулями для дня и месяца: 01.02.2025.

  • В текстовой части допустима запись «1 февраля 2025 г.», но на титуле оставляйте числовой вариант для однозначного восприятия и сопоставления с реестром.

  • Для электронных реестров и обмена данными используйте ISO-формат YYYY-MM-DD (пример: 2025-02-01) параллельно с визуальным вариантом, если система это требует.

• Формат регистрационного номера:

  • Применяйте префикс «Дело №» перед номером: Дело № 123/2024.

  • Разделяйте порядковый номер и год символом «/». Не используйте точки или запятые внутри номера: правильно – № 123/2024, неверно – № 123.2024 или № 123, 2024.

  • Если организация использует коды подразделений, включайте их в начало через дефис: Дело № ОП-0123/2024.

  • Формат номера должен быть единообразным во всех делах: установите фиксированную длину порядкового номера (например, 4 цифры с ведущими нулями) – № 0012/2024.

• Расположение на титульном листе:

  • Дата – в правом верхнем углу титула, на одной строке, без лишних слов и сокращений.

  • Регистрационный номер – под наименованием дела или сразу под заголовком «Дело», по центру или слева согласно корпоративному шаблону; выделяйте номер жирным или увеличенным кеглем, но не меняйте стиль оформления других реквизитов.

  • Под номером оставляйте место для подписи регистратора и оттиска печати (если требуется): подпись, инициалы и дата регистрации ставятся рядом с номером или ниже него.

• Правила исправлений и дополнений:

  • Исправления в дате или номере выполняйте путём перечёркивания одной линией, рядом ставьте подпись и дату внесения исправления; не используйте корректирующую жидкость или склейку.

  • При повторной регистрации дела присваивайте новый номер; старые номера сохраняйте в реестре с пометкой «архивный» или «перерегистрировано – № …». Указывайте связь между номерами в карточке дела.

• Электронные файлы и наименования:

  • В имени файла включайте год и регистрационный номер: 2024_0123_Дело.pdf или Delo_0123_2024.pdf.

  • В метаданных файла (свойства документа) повторяйте дату регистрации и номер в тех же форматах, что и на титульном листе.

Примеры корректного оформления:

• Дата: 05.09.2024

• Рег. номер: Дело № 0123/2024

• Файл: 2024_0123_Delo.pdf

Правила оформления наименования организации и подразделения

Указывайте полное официальное наименование организации точно так, как в Уставе или в ЕГРЮЛ: сначала организационно‑правовая форма (ООО, АО, ИП и т.п.), затем наименование в кавычках «…» без сокращений и внутренних вариаций.

Общие правила

Если планируете использовать сокращённое наименование, сначала пропишите полный вариант, а в скобках – сокращение, которое закрепите для всех внутренних документов; сокращения пишите без точек (пример: ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка»)).

Наименование подразделения указывайте на отдельной строке под названием организации: точное название по штатному расписанию или приказу, без кавычек, с обычной капитализацией (первая буква слова – заглавная). При указании иерархии укажите последовательность через тире или слэш: «Управление по персоналу – Отдел кадров».

Размещайте название организации в верхней части титульного листа по центру; подразделение – непосредственно ниже, через один межстрочный интервал. Не ставьте точку в конце строк с наименованиями.

Распространённые ошибки

Не используйте неофициальные сокращения и жаргонные названия; не смешивайте варианты наименования в разных документах. Избегайте всех прописных букв для длинных названий (кроме стандартных сокращений), не ставьте кавычки вокруг названий подразделений, не добавляйте точку в конце строки.

Для иностранных наименований приводите форму, зафиксированную в учредительных документах, и при необходимости – русскую транскрипцию в скобках. Поддерживайте единообразие: применяйте один вариант наименования во всех делах и укажите сокращение в регламенте документооборота.

Примеры оформления:

Пример 1: ООО «Ромашка»

Пример 2: АО «ТехноПром»

Пример 3 (с подразделением): ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Формат страницы, шрифт и отступы: соответствие требованиям

Используйте A4 (210×297 мм), книжная ориентация; титульный лист оформляйте в одиночном экземпляре без нумерации страницы.

Параметры страницы и расположение

Поля: левое 25 мм, правое 15 мм, верхнее 20 мм, нижнее 20 мм. Оставьте дополнительное свободное пространство справа сверху (примерно 30×30 мм) для штампа и регистрационных отметок. Разместите основной блок заголовка и реквизитов по центру по горизонтали; по вертикали начальная строка заголовка должна находиться примерно на 90–110 мм от верхнего края страницы, чтобы обеспечить визуальный баланс и запас под служебные отметки.

Не нумеруйте титульный лист; если в организации есть требования к нумерации, учтите, что печатный номер чаще ставят только с первого рабочего листа дела.

Шрифт, размеры и отступы

Шрифт: Times New Roman или Arial. Основной текст на титульном листе – 12 pt. Наименование организации – 14 pt (без подчёркивания), заголовок дела – 16–18 pt полужирным. Сведения об авторе/ответственном и другие реквизиты – 12 pt. Межстрочный интервал для титульного листа 1.0–1.15; для блоков с несколькими строками (адрес, телефон) можно использовать 1.0. Абзацный отступ на титульном листе не ставьте; разделяйте логические блоки дополнительным вертикальным интервалом в 8–12 мм.

Проверьте контраст и читаемость на печати: при использовании Times New Roman 12 pt строки хорошо читаются при плотности печати 600 dpi; избегайте курсивов для основных реквизитов. Для соблюдения формальной структуры придерживайтесь ровных выравниваний (центр для заголовков, левое для служебных записей) и оставляйте запас по полям, чтобы печать и крепления не закрывали текст.

Шаблон заполнения титульного листа с готовым примером текста

Заполните титульный лист по каждому полю: скопируйте шаблон ниже, подставьте свои данные и распечатайте на листе формата A4.

Шаблон

Наименование организации (строго по уставу): укажите полное официальное название организации, без сокращений.

Вид документа / Название дела: краткое, но информативное название (не более 1–2 строк).

Номер дела (регистрационный/внутренний): укажите номер дела в формате, принятом в организации (пример: Дело № 47).

Шифр дела (индекс, фонд, опись): проставьте шифр по учётной системе (пример: Ф.12/Оп.3/Д.47).

Период, охватываемый делом: укажите годы или точные даты (пример: 01.01.2024–31.12.2024).

Количество листов: укажите число страниц в деле (цифрами + слово «лист/листов»).

Ответственное лицо (Ф.И.О., должность): напишите полностью; под подписью поставьте дату.

Место и дата составления: город и дата в формате «15 августа 2024 г.».

Регистрационный входящий номер (если есть): проставьте номер и дату регистрации в делопроизводстве.

Примечания / отметки архива: указывайте только при наличии (например, «Копия для архива»).

Готовый пример

Государственное бюджетное учреждение культуры «Центральная библиотека»

Дело № 47. Отчёт о культурно-просветительской деятельности за 2024 год

Шифр дела: Ф.12/Оп.3/Д.47

Период: 01.01.2024–31.12.2024

Количество листов: 28 листов

Ответственное лицо: Иванов Иван Иванович, заведующий отделом культурно-просветительской работы

Место составления: г. Москва

Дата составления: 15 августа 2024 г.

Вх. № регистрация: 2024-1547 от 16.08.2024

Подпись: __________________ /И.И. Иванов/

Распечатайте титульный лист отдельно, выровняйте текст по центру для верхней части страницы; используйте шрифт Times New Roman, заголовки – 14 пт, основной текст – 12 пт, поля по 20 мм. Проверьте соответствие данных внутренним правилам организации перед подшивкой в дело.

Печать, подпись и порядок согласования титульного листа

Ставьте подпись руководителя правее внизу титульного листа над расшифровкой (фамилия и инициалы) и рядом проставляйте дату в формате ДД.MM.ГГГГ; печать накладывайте так, чтобы часть оттиска заходила на подпись или на поле рядом, но не закрывала наименование дела и регистрационные записи. Используйте чернила синего или чёрного цвета, диаметр круглой печати – 25–35 мм, четкость оттиска – не менее 80% поверхности, чтобы вся информация оставалась читаемой после копирования.

Порядок согласования

1) Ответственный за оформление подготавливает титульный лист и прикладывает к нему проект плана документации; 2) отправляет на согласование в заинтересованные подразделения (юрист, бухгалтерия, кадровая служба при персональных делах) с указанием срока – обычно 3 рабочих дня; 3) подразделения ставят резолюции «Согласовано» с подписью, должностью и датой; 4) руководитель ставит окончательную подпись и решение по делу; 5) архивариус регистрирует дело в журнале учета, проставляет регистрационный штамп с номером и датой и передает дело в папку для хранения. Если требуется согласование нескольких уровней, указывайте последовательность на самом титульном листе или на приложенном листе согласований.

Технические требования и образцы записей

Подпись: подпись располагайте непосредственно над печатной строкой с расшифровкой: «Руководитель подразделения ______ /И.О.Фамилия/ 01.01.2025». Если подпись ставит уполномоченное лицо по доверенности, укажите «по доверенности» с датой и номером доверенности. Печать: избегайте сильного нажима и размазывания чернил; если бумага тонкая, подкладывайте картон. Регистрационный штамп ставьте в нижней части титульного листа (или на внутренней стороне переплёта) и включайте: номер дела, дату регистрации, код подразделения. Электронная подпись: при использовании квалифицированной электронной подписи сохраняйте PDF с видимым сертификатом, временем подписи и ссылкой на проверочные данные; храните ключевые файлы в системе архивации. Контрольный перечень перед передачей в архив: 1) подпись руководителя и расшифровка; 2) оттиск печати читаемый; 3) дата в формате ДД.MM.ГГГГ; 4) отсутствуют помарки и исправления на титульном листе; 5) регистрационный штамп и запись в журнале учета.